Kanban Personal: Duplica Tú Productividad

La planificación a largo plazo no es pensar en decisiones futuras, sino en el futuro de las decisiones presentes  – Peter Drucker

Gestionar múltiples tareas a lo largo de la jornada se convierten en un dolor de cabeza con solo pensarlo.

Más si te das cuenta que todavía tienes una “montaña” de papeles en tu escritorio pendientes.

Por si fuera poco, las fechas se solapan unas a otras y tu productividad se reduce en consecuencia.

Un asco, vaya.

Es aquí donde la simplicidad es premiada y la claridad una necesidad.

En esta sección, te explicaremos porqué el método Kanban Personal puede ayudarte a conseguir:

• Una perspectiva más clara de las fases del proceso
• Mayor eficacia al cumplir los objetivos propuestos
• Un equipo motivado
• Organizarte mejor
• Extraer todo el potencial de tu proyecto por su gran flexibilidad

¡Vamos allá! 😉

¿Qué es el método Kanban Personal?

Originalmente la idea Kanban fue creada por Toyota en la década de los 50. De modo que pudieran tener mayor control dentro de la producción de automóviles. Inicialmente se trataban de tarjetas para señalizar los distintos procesos y las materias primas.

La palabra “kanban” en japonés significa “registro visual” o “tarjetas visuales”.

Posteriormente, Jim Benson y Tonianne DeMaria Barry, acogieron con mucho cariño esta metodología y la transformaron en la llamada Personal Kanban, la cual proporciona el método Kanban tanto a equipos de trabajo como individuos que quieran mejorar su productividad.

Las dos reglas de oro

El sistema de Kanban Personal es tan flexible que solamente utiliza dos únicas reglas: 

Regla nº1: Visualiza tu trabajo

Es difícil entender aquello que no podemos ver. El mismo hecho de registrar todas las tareas del proyecto, facilita nuestro control sobre ello, las fechas

Regla nº2: Limita el trabajo en curso

La capacidad de trabajo está limitada por muchos factores incluyendo el tiempo del que disponemos, nuestros niveles de energía y la  experiencia con el tipo de tarea a tratar. Al limitarlo, podemos actuar más calmadamente y trabajamos más rápido.

Herramientas Kanban

Por Internet existen muchas herramientas con las que puedes planificar tareas al estilo Kanban:

– Trello

– Leankit 

– Flow 

– SmartQ

– Digite

– Targetprocess

– Kanbanize

Crea tu primer Kanban

Es el momento de crear tu primer Kanban personal, antes de nada, deberás tener en cuenta estos pasos:

Paso 1: Prepara tus cosas

Utiliza herramientas que te permitan extraer las tareas dentro de  tu cabeza pendientes y plasmalas delante tuyo. No hay reglas a la hora de escoger el medio, puede ser tanto  un software online, una pizarra con varios rotuladores y post its, una hoja en blanco, etc.

Paso 2: Establece tu flujo del valor

Por flujo del valor, nos referimos a los pasos que se dan desde que empiezas una tarea hasta que la terminas.

Por ejemplo, Un flujo de valor sencillo se compone de tres estados – A realizar (ready), en curso (doing) y hecho (done).

Paso 3: Determina todas las cosas que tienes pendientes (backlog)

Si, el backlog se compone por aquel montón de tareas que no han sido terminadas. Anota tanto grandes como pequeñas tareas en un papel/post-it. Una vez hayas terminado, recopila todas las notas y decide qué tareas vas a comenzar, arrastrandola a la columna de “a realizar”.

Paso 4: Conoce tu capacidad de trabajo  (Work-in-Progress)

Es muy común dejar tareas a medio hacer o, en la mayoría de los casos, sin hacer. Por lo que nos sentimos culpables y frustrados, teniendo en mente estas tareas a lo largo del día. Este fenómeno es conocido como el efecto Zeigarnik.

Si queremos encontrar nuestra capacidad de trabajo, es bueno comenzar estableciendo un número arbitrario, digamos no más de tres tareas. Entonces, añade el número de tareas a la columna de “en curso”.

Simplemente comienza con un número realista y ten la expectativa de cambiar el número más adelante.

Algunos días te sentirás más motivado y con más energía. No es de extrañar que esos días tu capacidad de trabajo aumente respecto al nivel base.

Paso 5: Mueve

En este punto donde tienes tu Kanban Personal, es importante que comiences a mover las tareas de “a realizar” a “en curso”. Se trata de priorizar en base al contexto.

El hecho de mover físicamente tareas a través de tu flujo de valor, satisface a tu cerebro y, como no, es un poderoso antídoto contra el efecto Zeigarnik.

Paso 6: Reflexiona

Al cabo de unos días, tu columna de “hecho” probablemente esté lleno de tareas terminadas. Es ahora el momento de descubrir si has sido efectivo o no:

• ¿Qué tareas hiciste particularmente bien?
• ¿Cuáles de las tareas anteriores te hicieron sentir bien?
• ¿Qué tareas fueron difíciles de completar?
• ¿Fueron las tareas adecuadas completadas en el momento adecuado?
• ¿Las tareas completadas proporcionaron valor?

¡Genial! Has completado tu primera reflexión detrás de tu Kanban Personal. A partir de aquí, deberás encontrar oportunidades que mejorar, entender el porqué de tus acciones y cuáles son las tareas que haces mejor.

Consejos finales

• Se consciente de tu capacidad de trabajo determina tus expectativas. Añadir demasiadas tareas en poco tiempo sin una experiencia pasada, interrumpirá la calidad de tu trabajo.
• El Kanban Personal te ayuda a entender tus compromisos, controlar tus tareas pendientes y trabajar efectivamente consiguiendo sostenibilidad al mismo tiempo que innovas.
• Para conseguir eficacia, necesitamos claridad. Gracias a la visualización, conseguimos el poder de escoger el la tarea más apropiada en el momento adecuado.

¿Utilizas el método Kanban o tienes otro preferido? Déjanos tu comentario aquí debajo. (Los leemos todos) 😉